Mediation ist ein klar strukturiertes Verfahren, das im Verlauf 6 unterschiedliche Phasen beinhaltet.

Phase 1 / Auftragsklärung

Zunächst werden die Parteien über das Mediationsverfahren, die Rolle und Haltung des Mediators informiert, für die Konfliktvermittlung wird eine Mediationsvereinbarung abgeschlossen und das weitere Vorgehen miteinander abgestimmt.

Phase 2 / Erarbeiten der Konfliktfelder

Zu Beginn der zweiten Phase stellen die Parteien ihre Streitpunkte und Anliegen im Zusammenhang dar, sodass die Themen und Konfliktfelder gesammelt und für die weitere Bearbeitung strukturiert werden können.
Der Mediator sorgt für eine Gesprächsatmosphäre, die jeden gleichermaßen zu Wort kommen lässt.

Phase 3 / Bearbeiten der Positionen und Konfliktfelder

In der dritten Phase beginnt die eigentliche Problembearbeitung mit der Entscheidung über das erste zu behandelnde Thema. Danach erhalten die Beteiligten Gelegenheit, ihre Sicht des jeweiligen Aspekts des Konflikts zu jedem Themenpunkt umfassend darzustellen. Informationen, Daten und Wahrnehmungen werden ausgetauscht

Phase 4 / Suche nach Interessen und Bedürfnissen

In Phase 4 wird auf die unterschiedlichen und gemeinsamen Wünsche, Bedürfnisse und Interessen der Parteien vertieft eingegangen damit der Konflikt umfassend erhellt werden kann. Wichtig ist in dieser Phase vor allem der Übergang von Positionen zu dahinter liegenden Interessen. Außerdem werden üblicherweise Maßstäbe für eine aus Sicht der Beteiligten gerechte bzw. sinnvolle Lösung entwickelt. Dabei kommen neben den Positionen der Konfliktparteien deren Hintergründe, Ziele und Interessen zum Vorschein.

Phase 5 / Entwickeln, Sammeln und Bewerten von Lösungsoptionen

In der fünften Phase werden zu den einzelnen Problemfeldern zunächst im Wege des Brainstormings Lösungsoptionen bewertungsfrei gesammelt. Dann werden diese Lösungsoptionen von den Medianten bewertet und verhandelt.  Der Mediator wird gemeinsam mit den Beteiligten überprüfen, ob und wie sich die jeweiligen Lösungsoptionen in der Realität umsetzen lassen.

Phase 6 / Abschlussvereinbarung           

Zum Abschluss der Mediation werden die Ergebnisse (meist schriftlch) festgehalten. Üblich ist dabei die konkrete Regelung des weiteren Vorgehens einschließlich der Festlegung von Umsetzungsfristen, bis hin zum Verhalten im zukünftigen Konfliktfall.